Privacy-verklaring

Verwerking persoonsgegevens door Alles over De Bilt, handelsnaam van Close-Up Communications.

Privacyverklaring geldt voor iedereen die de website(s) van Alles over De Bilt bezoekt.

De website www.allesoverdebilt.nl en alle gerelateerde (sub)domeinnamen (hierna te noemen Alles over De Bilt) worden beheerd door Close-Up Communications, waarbij Alles over De Bilt een handelsnaam is van Close-Up Communications.

Inleiding
Alles over De Bilt (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van bezoekers, luisteraars, deelnemers en andere betrokkenen. Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van onze overeenkomsten met bezoekers (w.o. een nieuwsbrief) en in het kader van dienstverlening- en servicedoeleinden. In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en op welke manier we persoonsgegevens verwerken.

Bij verwerking van persoonsgegevens volgen wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet helpt jouw privacy te beschermen.

Wie zijn wij?
Alles over De Bilt is een lokale platformcommunity voor inwoners, creatieve ondernemers & locally based organisaties die deze partijen verbindt door Biltse kunst, cultuur, creatief ondernemerschap, recreatie & toerisme en (historisch) erfgoed. Meer informatie over onze organisatie is te lezen via deze pagina. Deze privacyverklaring heeft betrekking op al onze verwerkingen – ook indien we samen met andere partijen persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld in het geval van een samenwerking, de ontwikkeling van een product of een bijeenkomst). Wij zijn gevestigd in De Bilt. Alles over De Bilt (Close-Up Communications) staat als handelsnaam geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30229306.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, betaalgegevens, foto’s, contactgeschiedenis, beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam, adresgegevens organisatie, interessegebieden (bijvoorbeeld ‘e-mailmarketing’ of ‘strategieontwikkeling’), functietitel en -niveau, specialisme en digitale informatie zoals cookies en surfgedrag.

Hieronder vind je een overzicht met noodzakelijk te verstrekken persoonsgegevens per type relatie. Dat betekent dat je alle overige persoonsgegevens die hierboven zijn opgesomd, vrijwillig kunt verstrekken. Wij informeren je bij het afgeven van je persoonsgegevens waarom we het verwerken en met welk doeleinde.

Type relatie	Noodzakelijke persoonsgegevens
Samenwerkingspartners en andere betrokkenen	Voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatienaam, adresgegevens organisatie, betaalgegevens
Nieuwsbriefabonnees, sparringpartners en accountgebruikers op de website	E-mailadres
Websitegebruikers	IP-adres (geanonimiseerd)

 

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Wettelijke verplichtingen
  Een klein deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te voldoen. Een voorbeeld hiervan zijn de persoonsgegevens die staan genoteerd op een factuur.
• Administratie en dienstverlening
  Je kunt ons via verschillende kanalen bereiken: telefoon, e-mail, Twitter, LinkedIn, Instagram en Facebook. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens. Tot slot houden we ook persoonsgegevens bij ter verbetering van de algehele dienstverlening. Bijvoorbeeld surfgedrag op de website om de gebruiksvriendelijkheid te analyseren of om te zien welke podcasts het meest beluisterd worden, en open- en clickrates om het succes van marketingcommunicatie inspanningen te meten.
• Bijzondere gegevens
  Deze verwerkingen zijn vrijwillig en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. Ook hiervoor geldt: als je vragen hebt of bezwaar wilt aantekenen, dan horen we het graag.
• Nieuwsbrieven en mailings
  Je kunt je bij ons aanmelden voor de nieuwsbrief. Indien van toepassing wordt deze gepersonaliseerd aan de hand van jouw persoonsgegevens. Als je geen nieuwsbrieven, updates of aanbiedingen meer wil ontvangen, dan kan je je voor de diverse type mailings uitschrijven via een afmeldlink onderaan de mail.
• Werving (marketing)
  Alles over De Bilt werkt voor de programmering, podcasts en producten samen met lokale partners, inwoners en organisaties. Om met iedereen contact te onderhouden, verwerken wij ook van hen contactinformatie en beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam, functietitel en -niveau en specialisme. Voor campagnes gericht op het programma’s en/of producten verwerken we ook persoonsgegevens. Bijvoorbeeld digitale informatie zoals cookies en/of surfgedrag, zodat we op de juiste plekken de meest relevante advertentie te kunnen laten zien. Daarnaast verwerken we ook beroepsgerelateerde informatie zoals interessegebieden en functieniveau, om je het meest passende aanbod te kunnen doen.

Rechten van betrokkenen
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten. Ieder persoon heeft recht op het volgende:

• Informatie en inzage. Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken. We vertellen je dan ook graag meer over het hoe en waarom we die gegevens verwerken.

• Rectificatie. Als we verkeerde persoonsgegevens van jou verwerken, dan horen we dat graag. We zullen het dan zo snel mogelijk aanpassen.
• Vergetelheid. Je kunt de persoonsgegevens die wij van jou hebben laten verwijderen. Let op: het kan zijn dat we voor andere doeleinden (fiscale redenen of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens nog wel moeten verwerken. We brengen je daar in dat geval van op de hoogte.
• Beperking. Als je het idee hebt dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken.
• Bezwaar (verzet). Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je bezwaar indienen. Wanneer we jouw persoonsgegeven louter gebruiken voor marketingdoeleinden, zullen we die verwerking op verzoek zo snel mogelijk beëindigen.
• Overdraagbaarheid. Je kunt een verzoek indienen om persoonsgegevens over te (laten) dragen. Je krijgt dan een overzicht met al jouw persoonsgegevens die wij verwerken.
• Het intrekken van toestemming. In principe kan je je voor iedere nieuwsbrief of soortgelijk aanbod uitschrijven via een uitschrijflink onderaan de e-mail. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan of als je de toestemming voor een andere verwerking wilt intrekken, dan kan je contact met ons opnemen.
• Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Denk je dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen we dat natuurlijk graag. Mochten we er samen niet uitkomen, dan kan je een klacht indienen bij de AP.

 

Om van je rechten gebruik te maken kun je contact met ons opnemen via info@allesoverdebilt.nl.

Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien er sprake is van een financiële transactie, worden persoonsgegevens wegens fiscale redenen voor een periode van minimaal zeven jaar bewaard. Na deze termijn en een periode van inactiviteit worden de persoonsgegevens geanonimiseerd. Indien er geen sprake is van een financiële transactie, worden bij nieuwsbriefabonnees en gebruikers op de website na minimaal twee jaar inactiviteit de persoonsgegevens geanonimiseerd of gewist. Wanneer je wilt dat wij eerder gegevens van je anonimiseren of wissen, kan je contact met ons opnemen.

Grondslagen van de verwerkingen
Alles over De Bilt verwerkt persoonsgegevens op basis van drie wettelijke grondslagen. Een deel van de gegevens verwerken wij voor het uitvoeren van een wettelijke plicht, andere voor het uitvoeren van een overeenkomst en een gedeelte in het kader van het gerechtvaardigd belang van Alles over De Bilt: het uitvoeren van onze doelstelling. Hier vallen ook marketingdoelstellingen onder. Indien je meer wilt weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken, dan geven wij daar toelichting op. Tot slot verwerken we sommige persoonsgegevens met jouw expliciete toestemming: dit gaat met name over online tracking methodes zoals cookies en de Facebook pixel of opname in de administratie.

Derde ontvangers
Wanneer je één van onze programma’s bijwoont of mogelijk deelneemt aan toekomstige activiteiten, worden jouw naam en/of organisatienaam vermeld op een deelnemerslijst. De deelnemerslijst wordt mogelijk gedeeld met andere aanwezigen in het kader van netwerken. Indien je niet vermeld wilt worden op de deelnemerslijst, kan je dit bij ons aangeven.

Jouw persoonlijke contactgegevens worden niet gedeeld binnen (of buiten) de community: hiervoor zullen wij altijd eerst toestemming aan jou vragen. Deze regel geldt voor iedere verspreiding van jouw persoonsgegevens aan derden met uitzondering van bovenstaande situaties en tenzij wij hier wettelijk verplicht toe zijn, zoals bij de Belastingdienst.

Op de website van Alles over De Bilt zijn een aantal verwijzingen naar andere websites te vinden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen persoonsgegevens verwerken. Daarvoor kun je de privacyverklaring van de betreffende organisatie lezen.

Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij diverse andere organisaties in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar verwerkers. Alle partijen die wij inschakelen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en in opdracht van Alles over De Bilt.

Beveiliging
Wij hebben de beveiliging van jouw persoonsgegevens hoog in het vaandel staan. Om deze reden hebben wij een databeveiligingsbeleid opgesteld, zodat alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens en overeenkomstige afspraken gemaakt met onze verwerkers door middel van verwerkersovereenkomsten. Partijen waarmee wij samenwerken die zijn gevestigd in de Verenigde Staten, zoals het mailprogramma Mailchimp en videocommunicatieplatforms als Youtube, Vimeo en podcastkanalen als Spotify zijn aangemeld bij het EU-U.S. Privacy Shield framework.

Cookieverklaring
Cookies zijn tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. De daarin opgeslagen informatie over jouw websitebezoek kan opnieuw worden opgevraagd zodat we je bijvoorbeeld herkennen bij een volgend bezoek. Alles over De Bilt plaatst cookies en vergelijkbare technieken om je bezoek aan onze website zo makkelijk en persoonlijk mogelijk maken.

Hierbij maken we onderscheid tussen drie typen cookies. We plaatsen functionele cookies zodat de website goed functioneert en op jouw voorkeuren kan worden ingesteld. Zo blijven bijvoorbeeld producten in je winkelwagen liggen, onthouden we dat je bent ingelogd en je tracking cookies hebt geaccepteerd of geweigerd. Door functionele cookies hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen, wat een prettiger gebruik van onze website oplevert. Deze functionele cookies leggen geen gegevens vast die herleidbaar zijn naar jou als persoon.

Ook plaatsen wij analytische cookies (Google Analytics). Wij gebruiken deze diensten om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. Wij staan Google niet toe de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzameld wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Het IP-adres, waarmee jouw apparaat herkenbaar is en jouw locatie wordt vastgelegd, en andere persoonsgegevens die herleidbaar zijn naar jou (wanneer je bijvoorbeeld zelf je e-mailadres achterlaat), worden nadrukkelijk niet opgeslagen. Deze analytische cookies leggen geen gegevens vast over jou als persoon.

Tenslotte vragen wij bij bezoek aan onze website toestemming voor het plaatsen van tracking- en advertisingcookies zoals de Facebook Pixel en overige social media cookies. Deze plaatsen we om ervoor te zorgen dat content van social media zichtbaar is, je relevante Alles over De Bilt advertenties op andere websites te zien krijgt en je Alles over De Bilt-pagina’s kunt delen op social media.

Je kunt cookies verwijderen via je browserinstellingen. Hieronder vind je een lijst met de meest gebruikte browsers en met de manier waarop je in die browser je cookies kunt verwijderen: Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari (iOS of macOS).

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG), maar we helpen je graag met jouw vragen. Hiervoor kun je contact opnemen via info@allesoverdebilt.nl.